Um Super Guia de Auditoria Interna para Compliance

O principal objetivo de uma auditoria interna é a avaliação sistêmica das operações de uma companhia. É uma maneira de auxiliar os gestores a ter um controle maior das atividades, além de possibilitar a correção de erros e a detecção de fraudes. Este guia completo sobre auditoria interna aborda as principais diretrizes a serem seguidas no momento da condução da mesma, segundo a Norma NBR ISO 19011 Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão.

Auditoria define-se por: processo sistemático, documentado e independente para obter evidências e avaliá-las, objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos.

Auditorias internas, algumas vezes chamadas de auditorias de primeira parte, são conduzidas pela própria organização, ou em seu nome, para análise crítica pela direção e outros propósitos internos (por exemplo, para confirmar a eficácia do sistema de gestão ou para obter informações para a melhoria do sistema de gestão).

Auditorias internas podem formar a base para uma autodeclaração de conformidade da organização. Em muitos casos, particularmente em pequenas organizações, a independência pode ser demonstrada por meio da isenção de responsabilidade pela atividade sendo auditada ou isenção de tendenciosidade e conflito de interesse por parte do auditor.

Auditorias externas (também conhecidas como auditorias independentes) incluem auditorias de segunda e terceira parte. Auditorias de segunda parte são realizadas por partes que têm um interesse na organização, tais como clientes, ou por outras pessoas em seu nome. Auditorias de terceira parte são realizadas por organizações de auditoria independentes, tais como organismos de regulamentação ou organismos de certificação.

Quando dois ou mais sistemas de gestão de disciplinas diferentes (por exemplo, qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional) são auditados juntos, designa-se uma auditoria combinada. Quando duas ou mais organizações de auditoria cooperam para auditar um único auditado, denomina-se uma auditoria conjunta.

A auditoria contábil faz a investigação de toda documentação financeira da empresa. Esse tipo de auditoria é uma análise criteriosa para avaliar se o patrimônio está sendo gerido de acordo com os direcionamentos e conformidades. Seu principal objetivo é reduzir os índices de improbidade corporativa. Com a análise dos documentos contábeis, é possível conferir se a conta das demonstrações contábeis é compatível com a situação financeira, econômica e patrimonial da organização. Além disso, a auditoria contábil pode identificar situações que tenham prejudicado o patrimônio da empresa, por meio dos registros contábeis.

A auditoria fiscal ou tributária garantem que sejam cumpridos os aspectos fiscais, conforme a legislação. As questões tributárias brasileiras são complexas, por isso, ter controle sobre as questões legais faz que as empresas não paguem mais impostos, taxas ou tarifas do que precisam.

A auditoria de processos é uma avaliação dos sistemas de controle e verificação de uma empresa com o objetivo de definir se os recursos produtivos e humanos estão sendo empregados da maneira mais eficiente possível, evitando retrabalho e desperdícios na operação. Assim, ao observar um resultado, é importante entender se a gestão do processo para o atingimento desse resultado é hoje o mais eficiente possível.

A auditoria ambiental é um instrumento de gerenciamento, de natureza voluntária ou compulsória. A auditoria ambiental voluntária pode ser interna ou externa como parte dos requisitos para uma empresa se certificar na ISO 14001. A auditoria compulsória ocorre quando é legalmente exigida por um órgão regulatório ambiental, como é o caso, por exemplo, no Rio Grande do Sul, entre outros estados da federação. A auditoria ambiental é um processo que compreende uma avaliação objetiva, sistemática, independente, documentada e periódica da performance de atividades e processos destinados à proteção ambiental, visando a otimizar as práticas de controle e verificar a adequação da política ambiental executada pela atividade auditada.

A auditoria de saúde é um processo de avaliação das rotinas clínicas e administrativas de acordo com a complexidade da instituição. Para isso, os auditores buscam conhecer o funcionamento da organização. Como resultado, indicam alternativas para aumento da eficiência operacional. Além disso, a avaliação da aplicação das normas dos órgãos reguladores é uma de suas etapas importantes. Um relatório de auditoria em saúde apresenta os aspectos que devem ser alterados no funcionamento do estabelecimento. Entre esses aspectos, podem constar grandes mudanças ou pequenos ajustes. Neste relatório, as mudanças necessárias são organizadas por ordem de prioridade. Busca-se, com isso, a melhor aplicação dos recursos para transformação gradual da empresa.

A auditoria da qualidade é a ferramenta que mensura a efetividade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de uma empresa. Atualmente, a gestão da qualidade é um dos quesitos mais importantes dentro de qualquer organização. Isso porque os consumidores estão cada vez mais exigentes e o mercado cada vez mais competitivo. Sem um ótimo SQG, dificilmente uma empresa consegue competir com a concorrência.

A auditoria operacional consiste em avaliar as ações gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional, ou parte dele, das unidades ou entidades da administração pública federal, programas de governo, projetos, atividades, ou segmentos destes, com a finalidade de emitir uma opinião sobre a gestão quanto aos aspectos da eficiência, eficácia e economicidade, procurando auxiliar administração na gerência e nos resultados, por meio de recomendações, que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial.

Vantagens e benefícios da auditoria interna

Garantia da utilização dos controles

A primeira vantagem está relacionada, justamente, à aplicação dos controles internos. De nada adianta investir na implantação deles se não forem bem utilizados, pois, assim, não será possível alcançar os resultados esperados. Dessa forma, a auditoria interna é um processo de verificação dos instrumentos usados para o controle de processos da empresa, quaisquer que sejam, e de sua efetividade.

Conferência da aplicação das políticas

Do mesmo modo, as políticas internas também devem ser seguidas à risca, não servindo apenas como um ideal. A auditoria tem a missão de revelar o quanto elas estão sendo respeitadas e colocadas em prática, bem como seus efeitos na rotina da organização.

Avaliação da efetividade das normas

Além das políticas, as normas também devem ser verificadas. Enquanto o compliance se encarrega de determinar quais são pertinentes e cria meios para a fiscalização, a auditoria interna deve atestar se elas estão sendo atendidas. Ou seja, juntos, esses dois instrumentos são fundamentais para a garantia da conformidade, evitando fraudes e outros problemas decorrentes da falta de ética ou da corrupção dentro da organização.

Antecipação e resolução de problemas

Na avaliação das políticas, dos controles e das normas, a auditoria é capaz de identificar problemas reais ou potenciais que podem pôr a empresa em risco. Por isso, é uma forma de evitar que esses problemas surjam e, ao mesmo tempo, minimizar os efeitos deles. É bom lembrar que tais ocorrências podem ser bastante prejudiciais se não forem resolvidas a tempo, uma vez que já foram submetidas a todo um processo prévio de análise de riscos de compliance.

Identificação de possibilidades de melhoria

A auditoria não serve para identificar apenas problemas. Pelo contrário, com ela é mais fácil encontrar pontos que podem ser melhorados ou contribuir para o crescimento da empresa. Inclusive, é por isso que ela costuma ser realizada antes de grandes mudanças, como um processo de fusão ou aquisição.

Aumento da confiabilidade da empresa

Assim como o compliance, a auditoria interna é uma maneira de aumentar a confiança de clientes, fornecedores, colaboradores e outros envolvidos no negócio. Pois é uma maneira de buscar a transparência e a eficiência máxima nos processos, mostrando aos diferentes públicos o quanto isso é importante para a organização.

Contribuição para a tomada de decisões

Por fim, é importante destacar o quanto a auditoria interna contribui para a tomada de decisões, não só por apontar oportunidades. O fato é que ter uma visão externa – uma vez que os gestores não participam dela – é uma forma de ir além, de perceber e antever diferentes cenários e possibilidades, algo tão importante para a tomada de decisões.

Portanto, a auditoria interna é a ferramenta ideal para identificar a efetividade de todas as formas de controle e a utilização das normas e políticas propostas.

Além de todas estas vantagens e benefícios, auditorias internas também podem encontrar créditos de impostos acumulados. Onde o saldo credor acumulado de impostos registrado através de vários meses consecutivos em sua escrita fiscal, equivale a dinheiro,

Um exemplo, é o acúmulo contínuo e sistemático de saldo credor de ICMS, sem atividades com débito para desová-lo constitui um dos mais graves problemas tributários das empresas a ele sujeitas na atualidade. Enquanto não transformado em dinheiro, voltando para o caixa da empresa, este recurso fica gerando um ativo fictício, consequentemente um lucro fictício, ocasionando a incidência de um imposto de renda desnecessário sobre algo que não se realizou. Sem falar no custo financeiro.

Para garantir que esse trabalho seja realizado da melhor forma possível, o auditor precisa criar um passo-a-passo em sua auditoria interna. O primeiro deles é planejar o trabalho, elaborando um programa anual de auditorias, que atenda às normas de gestão da qualidade ISO 9001. Em seguida, é preciso, dividir as atividades, identificar os problemas, definir as linhas de avaliação dos trabalhos, assegurar sua uniformidade, manter uma checagem periódica das tarefas e dos dados. Veja abaixo a nossa sugestão de passo-a-passo para uma auditoria interna de sucesso.

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Passo a Passo de uma Auditoria Interna

Definição dos objetivos da auditoria interna

Por fazer parte da corporação, o auditor interno já deve estar familiarizado com os processos de gestão da empresa. Isso facilitará, de certa forma, a definição dos objetivos da auditoria interna. Por meio desse trabalho, o auditor precisará criar um plano de ação que ajude os gestores administrativos a atingir os objetivos idealizados pela empresa. Ele precisa identificar a real necessidade desse trabalho como, por exemplo, testar os processos de satisfação do cliente, por meio da coleta contínua de dados sobre produtos e processos. O processo de auditoria interna visa desenvolver um plano de ação que auxilie os gestores administrativos a alcançarem os objetivos traçados pela organização.

Elaboração de um planejamento

O auditor precisa planejar suas ações e metas para que seu trabalho flua de forma eficaz. Ele precisa saber quais serão, quando e como fará para auditar os processos, bem como quais parâmetros serão utilizados para realizar o trabalho. A identificação das áreas de atuação e a forma como fará os registros também são importantes. Se fará por meio de planilhas, e-mails, formulários impressos ou sistema eletrônico, que, além de facilitar o gerenciamento de dados, permite melhorar a qualidade da informação.

Definição de um cronograma

Definir um cronograma de trabalho, com metodologia própria e válida é fundamental para a confiabilidade dos resultados da auditoria interna. O auditor precisa colocar tudo no papel com data de início e término do trabalho, identificar processos e sub-processos que passarão por auditoria, quais ferramentas usar para isso e quais requisitos devem ser considerados sempre buscando a melhoria dos processos e da tomada de decisões por parte dos gestores.

Criação de um check-list

Nessa fase é importante que o auditor entenda os mecanismos de funcionamento da auditoria e suas exigências. O profissional precisa adequar a checagem de sua lista com a realidade da organização. Para isso, deve estudar os critérios que utilizará para auditar, separando cada um deles por processos auditados. Deve compará-los com a informação documentada. O auditor precisa listar ainda: segurança, materiais, movimentações, áreas a serem auditadas e suas localizações, registro dos problemas encontrados, relatórios do trabalho executado e sua eficácia.

O perfil do auditor interno

A Norma NBR ISO 19011 Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão estabelece as diretrizes para a realização da auditoria e traz orientações sobre como deve ser o perfil de quem a executará. O profissional deve passar pelo exame de qualificação técnica para que obtenham o registro no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI) e no Cadastro Nacional dos Peritos Contábeis (CNPC) dependendo do tipo da auditoria.

Também é altamente recomendado que ele seja formado em Interpretação da ISO 9001 e em Auditor Interno. Ele deve ser íntegro, idôneo, confiável, saber trabalhar em equipe, ter boas estratégias, ser atento aos detalhes, estar em constante aprimoramento profissional e se manter imparcial. Ética é outra característica essencial nesse tipo de trabalho. Em hipótese alguma o auditor deve se deixar influenciar por qualquer tipo de vantagem ou presentes. Ter a mente aberta, ser diplomático e perceptivo complementam a sua personalidade.

Plano de ação

É importante que o auditor execute seu plano de ação e relatórios de trabalho de forma clara e eficiente. Para isso deve saber quais problemas, processos e tarefas devem ser auditados, quais departamentos precisam ser melhorados e quais ações devem ser implantadas. Necessita ainda deixar a equipe sempre a par de todo trabalho e nunca deixar pendências. Nos relatórios, o auditor necessita especificar se foram encontradas não-conformidades, anotar observações que possam ajudar o departamento ou área auditada e definir prazos e metas de planos de ações, dependendo do que foi encontrado na auditoria interna.

Apesar de muitas empresas acreditarem que os setores precisam estar sempre preparados para uma auditoria interna e, assim, realizarem auditorias “surpresa”, isso não é recomendado. Para não criar frustrações e nem desestimular a execução de melhorias pelos colaboradores, é necessário criar um planejamento, com uma agenda e um roteiro bem definido para cada setor, inclusive com um checklist a ser realizado no momento. 

Além disso, o responsável pelo setor deve obrigatoriamente estar presente durante uma auditoria interna, prestando esclarecimentos sobre as rotinas adotadas nos processos. Claro que todos os colaboradores envolvidos precisam estar cientes de suas responsabilidades e serem incentivados a dar feedbacks e propor melhorias às lideranças. 

Dessa forma, após uma auditoria da qualidade bem realizada, o resultado será a visão geral do que está dentro dos parâmetros da ISO 9001 e o que precisa de alguma melhoria. É importante que todos saibam que um Sistema de Gestão da Qualidade (SQG) não finaliza com a auditoria (nem interna nem externa). Pelo contrário, o SQG é um processo constante que tem como finalidade a melhoria contínua dos produtos e serviços de uma organização.

Em se tratando de auditoria interna, há um aspecto que causa confusão, porque é quase impossível ignorar o compliance quando se está falando em auditoria. O termo em inglês assinala a capacidade de estar em conformidade com as melhores práticas, padrões, regulamentações, leis, políticas, indicadores etc.

Assim, o papel do profissional de compliance é definir atividades e processos que determinem as ações a serem executadas na organização. Além de servir para os colaboradores, também é uma maneira dos stakeholders compreenderem as diretrizes que regem a companhia e o mercado.

Já a auditoria interna é realizada com o objetivo de fiscalização, para garantir o seguimento das normas e detectar chances de melhorias. Também elabora aprimoramentos para tornar os processos mais eficientes e detecta irregularidades, fraudes e gargalos.

Para exemplificar, veja o caso da relação entre cadeia de suprimentos e compliance. Por meio dela, por exemplo, é possível definir um processo de seleção de fornecedores mais rigoroso e baseado em diversos critérios. Essa atividade pode começar a ser realizada por um software especializado, que visa à redução de custos e à melhoria da qualidade das contratações.

Esses avanços foram elaborados pela equipe de auditoria, que identificou alguns gargalos que ocorrem no processo. Desse modo, são assegurados diversos benefícios à empresa e é possível ter certeza de que as ações realizadas seguem as regulamentações exigidas.

A auditoria independente (ou auditoria externa) trata-se de uma atividade que analisa as demonstrações contábeis da organização para identificar possíveis falhas. Para isso, são utilizados alguns procedimentos técnicos e, ao final, é emitido um parecer informando se os dados estão de acordo com os princípios fundamentais e as normas da contabilidade do país.

Assim, a função da auditoria independente é examinar e atestar a integridade e veracidade das contas de uma companhia. Cabe ressaltar que o auditor externo não tem nenhum vínculo com a empresa auditada. Por ser um profissional independente, os resultados são isentos de interesse ou influência, portanto, mais fidedignos.

A importância da auditoria externa é que essa atividade funciona como um atestado da integridade da empresa, ou seja, ela confirma que a organização segue as boas práticas contábeis. Seu principal objetivo é comprovar a veracidade dos registros contábeis.

Vantagens d Auditoria Externa:

– Aumentar a confiança da empresa perante o público externo;

– Colaborar para a cultura da governança corporativa;

– Comprovar a exatidão dos registros contábeis.

Assim, ela contribui com os controles internos, pois qualifica as informações que são usadas internamente. Dessa forma, a auditoria externa também auxilia no planejamento estratégico do negócio. Outro ponto de extrema importância nessa prática é o seu caráter de validação, pois os números da empresa ganham mais solidez perante potenciais interessados no negócio.

Para entender como funciona o programa de auditoria externa, é importante compreender a prática dessa atividade. A primeira ação do auditor é analisar o controle interno da empresa, pois é assim que ele conhece mais sobre a atividade do cliente e qual é o tipo de negócio.

Com isso, ele poderá interpretar quais são as normas de contabilidade aplicáveis para aquele caso. A partir daí, o auditor analisa quais são os riscos para traçar um plano para minimizá-los. Para isso, ele toma como base um estudo inicial e solicita à empresa uma amostragem das operações.

Elas serão cuidadosamente analisadas em busca de qualquer falha nas demonstrações financeiras. Ao identificar algum erro, o auditor pode solicitar a adoção das correções necessárias. Por fim, ele emitirá um relatório em que dirá se as operações analisadas estão em consonância, ou não, com as normas contábeis.

Com relação aos resultados de uma auditoria externa, é por meio do parecer dos auditores que o resultado da auditoria é apresentado. Esse documento pode apresentar diferentes conclusões, como:

• parecer sem ressalva — atesta que as informações analisadas estão em conformidade;
• parecer com ressalva — informa a ocorrência de pequenos erros que precisam ser corrigidos;
• parecer adverso — atesta que as demonstrações não estão em conformidade com as normas contábeis;
• parecer com abstenção — informa que não foi possível analisar suficientemente as demonstrações contábeis da empresa, por isso, o auditor se abstém de emitir qualquer opinião.

Exemplos de empresas que realizam auditorias independentes

1. Oracle: a companhia americana realiza auditorias internas independentes, feitas pela Gartner Group. A Oracle é uma empresa multinacional de tecnologia e informática norte-americana, especializada no desenvolvimento e comercialização de hardware e softwares e de banco de dados.
2. Itaú Unibanco: também conhecido como Itaú, é o maior banco brasileiro, com sede na cidade de São Paulo, no estado homônimo. A companhia informa em seu relatório anual de relações com investidores que utiliza auditorias internas independentes.
3. Porto Seguro: a seguradora, fundada em 1945, atualmente concentra sua atuação em quatro pilares estratégicos de negócio: seguros, saúde, produtos financeiros e serviços. A organização também informa em seus relatórios de resultados que executa auditorias independentes.
4. Vivo: a companhia, que é a marca comercial da Telefônica Brasil, é uma concessionária de telefonia fixa, telefonia móvel, Internet banda larga e TV por assinatura do Brasil. A instituição também comunica em seu relatório de sustentabilidade que utiliza auditorias independentes.
5. Nubank: a fintech é uma empresa startup brasileira pioneira no segmento de serviços financeiros, atuando como operadora de cartões de crédito e com operações no Brasil, sediada em São Paulo e fundada em 6 de maio de 2013 por David Vélez, a organização do ramo financeiro confirma em documento oficial do Comitê de Auditoria e Riscos que utiliza auditorias independentes.

Assim, a auditoria interna é uma atividade relevante e que precisa ser executada nas empresas. Por meio dela, é possível alcançar eficiência e obter resultados aprimorados nos processos internos.

A auditoria interna é de extrema importância para as organizações, pois é uma atividade que procura avaliar as ameaças e as oportunidades, evidenciando seus pontos fortes e fracos e, nesse contexto, garantir os requisitos que possibilitam melhorias corretivas e procedimentos adequados, bem como definir as diretrizes estratégicas voltadas para a gestão do negócio.

A função da auditoria interna é contínua, atua numa organização para garantir e preservar a sustentabilidade da mesma, pois somente através de diagnósticos periódicos e sucessivos é que poderá ser possível apresentar um parecer ou relatório confiável, seguro, completo, com uma visão geral da organização, suportado por uma autonomia adequada de atuação, livre acesso a todas as áreas e departamentos, com planeamentos estratégicos e operacionais, com constante administração e vigilância, fornecendo dados e informações que auxiliam nos processos decisórios da organização.

As atividades da auditoria interna servem para a administração como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticas definidas, bem como verificar se os sistemas de controle interno estão sendo efetivamente seguidos e em concordância com os critérios previamente definidos.

O SGQ é fundamental para assegurar a fidedignidade e integridade dos registos, bem como fornecer relatórios eficientes para o suporte nas rotinas desenvolvidas diariamente e para a correta tomada de decisões, minimizando erros, corrigindo falhas e facilitando os procedimentos já realizados internamente.

Benefícios da implementação do SGQ:

1. Organização dos processos da empresa com definição clara de responsabilidades;
2. Aumento da competitividade da empresa potenciando oportunidades de acessar mercados e a clientes mais exigentes;
3. Redução de desperdícios, retrabalhos, devoluções e reclamações;
4. Desenvolvimento da Cultura da Qualidade;
5. Melhora da credibilidade e satisfação dos clientes através da prevenção de não conformidades;
6. Melhoria contínua tanto dos processos quanto da imagem da empresa.

Etapas de implentação do SGQ

• Levantamento de necessidades e planejamento

Na primeira etapa, é importante definir as pessoas que serão responsáveis pelo planejamento estratégico e por todos os processos até a implementação da gestão de qualidade. Na equipe selecionada, é importante ter um colaborador que seja representante da direção da empresa. Cada escolhido deve ser responsável e entender a importância do seu papel e de cada procedimento, sendo estes um dos itens estabelecidos pela ISO 9001 da edição de 2015.

Neste primeiro passo, é importante uma identificação dos objetivos internos e externos da empresa, as necessidades e expectativas dos colaboradores e dos interessados em adquirir os serviços ou produtos ofertados. É importante também analisar os riscos e oportunidades, observando o contexto e considerando todas as questões positivas e negativas que envolvem o início da aplicação de gestão de qualidade.

Projeto do sistema

O projeto pode ser dividido em três fases:

Fase 1

Na primeira fase, o foco são os itens 4.3, 5.2 e 6.2 da norma. Primeiro, deve-se decidir quantas linhas de produtos vão ser incluídas na gestão de qualidade, ou seja, trata-se da definição do escopo através da extensão de aplicabilidade do sistema.

Em seguida, utilizando os itens 5.2 e 6.2, deve-se criar as políticas e objetivos de qualidade de acordo com o que define a normativa, lembrando de adequá-las conforme a visão organizacional, tornando o processo coerente entre a sua empresa e as normativas.

Fase 2

Agora, é necessário criar uma base para os processos da organização, estabelecido pela cláusula 4.4., escolhendo como serão realizados os passo-a-passo da implementação da gestão de qualidade.

Geralmente, será agrupada em:

• Planejamento (cláusula 6);
• Suporte (cláusula 7);
• Operação (cláusula 8);
• Avaliação de desempenho (cláusula 9); e
• Melhoria (cláusula 10).

Nesse ponto, é fundamental criar um esquema dos procedimentos da empresa, desde o início dos processos até o final, identificando cada detalhe e descobrindo o que é crítico para a gestão de qualidade e os pontos de melhoria.

Fase 3

Trata-se da definição de um modelo e elaboração das documentações de acordo com os critérios da ISO 9001, que exige a criação de um procedimento padrão de controle de qualidade, planejando o seu conteúdo de acordo com o item 4.4 e 8.1 de planejamento operacional.

Cada processo deve:

1. Detalhar as atividades, a sequência e a interação entre elas, as entradas e as saídas;
2. Estabelecer a metodologia e as técnicas que são necessárias para a operação e os critérios indispensáveis para controle de tais atividades;
3. Determinar os recursos necessários para possibilitar esses processos;
4. Distribuir para cada processo uma pessoa com autoridade e responsabilidade. O sistema deve ser projetado por quem utilizará do sistema de gestão. Aqui, é importante identificar todos os colaboradores que devem ser envolvidos no projeto do sistema para que sejam designadas responsabilidades pelas atividades;
5. Definir os documentos necessários, procedimentos e registros para implementação das atividades de gestão.

É normal, mesmo nessa etapa, que ainda não se tenha total clareza sobre quais são os procedimentos e informações documentais que farão parte do sistema da qualidade. Uma constante revisão e a inclusão de novos documentos faz parte da criação e melhoria do sistema.

Implementação

Depois de realizar todo o planejamento e distribuir para as pessoas responsáveis por cada etapa, inicia-se o processo de colocar em prática os procedimentos desenvolvidos, estando disposto a identificar as necessidades de alterações e melhorar o padrão estabelecido.

     Para implementar o plano de sistema de qualidade, deve-se:

• Treinar os procedimentos de trabalho;
• Implementar o planejamento;
• Rever os procedimentos e os documentos;
• Executar treinamento de auditores internos;
• Realizar auditoria interna;
• Analisar a auditoria;
• Definir planos de ação; e
• Acompanhar as ações para aperfeiçoamento.

Auditoria de Certificação

Realizado todo o planejamento, distribuídas as tarefas e finalizados os treinamentos, é chegado o momento de obter a certificação de sistema de qualidade. Em primeiro lugar, deve ser definido o órgão certificador.

Logo após este passo, deve ser planejada a realização da auditoria e os resultados devem ser analisados para realizar ações e melhorias no SGQ.

Uma dica importante é tentar agendar uma pré-auditoria, quando o organismo certificador pode ter a oportunidade de identificar possíveis falhas na documentação e corrigi-las antes da auditoria final da certificação.

Existem muitas ferramentas que auxiliam na avaliação e organização da empresa e no andamento dos processos de gestão de qualidade, ajudando a mantê-los e melhorá-los cada vez mais.

A seguir, estão listadas as principais:

1. Carta de controle

Também conhecido como gráfico de controle, essa é uma ferramenta visual que ajuda a acompanhar as possíveis variáveis, como desvios e alterações, que podem acontecer durante alguma etapa de produção da empresa.

2. Histograma

Essa também é uma ferramenta gráfica, porém auxilia identificando inconformidades físicas por meio de um gráfico de barras, auxiliando no reconhecimento de quantidade de produtos não-conformes e dispersão das medidas.

3. Diagrama de Pareto

Este gráfico ajuda a identificar as causas e as consequências dos principais problemas que afetam a produção e as relações da empresa.

4. Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe, serve para identificar as raízes mais profundas de um determinado problema, sendo capaz de levantar de forma minuciosa todas as variáveis e agir de forma excelente para solucionar causas de efeitos negativos na empresa.

5. Fluxograma de processos

O fluxograma de processos descreve as etapas de um processo, ajudando a identificar de forma visual seu início e fim, as atividades, os pontos de decisões, os documentos necessários e tudo que envolve os estágios de produção.

6. Diagrama de dispersão

Essa ferramenta é ideal para identificar a correlação entre duas ou mais variáveis, ajudando na busca de causas e feitos que realmente fazem sentido, eliminando análises mais equivocadas.

7. Folha de verificação

Muito conhecida como checklist, a folha de verificação é uma lista de itens ou atividades que serve para garantir a condição de uma produção. Mesmo muito popular e simples, ela age muito bem contra falhas e certificação de procedimentos.

Com uma gestão eficiente, a equipe certa composta por colaboradores dedicados e mantendo o foco no objetivo de melhorar o reconhecimento da empresa, entrar para o sistema de gestão de qualidade é possível e trará ótimos resultados nos procedimentos e todo clima organizacional.

Lean Six Sigma

O que é Six Sigma?

O Six Sigma é um sistema abrangente e flexível para alcançar, sustentar e maximizar o sucesso do negócio. Pode ser chamado de “Six Sigma” ou ter um nome genérico ou criado para a organização tais como: Excelência Operacional, Zero Defeitos ou Perfeição do Cliente.

O Six Sigma dirige-se por um entendimento das necessidades do cliente, uso disciplinado de fatos, dados e análise estatística, além de atenção diligente para gerenciar, melhorar e reinventar processos de negócios (do livro The Six Sigma Way de Pande, Neuman e Cavanagh).

A metodologia Seis Sigma baseia-se no conceito de que há uma redução na “variação do processo” (por exemplo, tempos de espera do cliente em uma central de atendimento que variam entre dez segundos e três minutos) usando ferramentas estatísticas.

As Cinco Fases do Seis Sigma

Os projetos Seis Sigma são construídos em uma estrutura DMAIC de cinco fases: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar.

DMAIC

Cada uma destas fases contém um conjunto de ferramentas e técnicas que orientam o solucionador de problemas através do processo de melhoria do início ao fim.

O Lean (também conhecido como Lean Methods ou Lean Speed) é um conjunto de ferramentas desenvolvidas para reduzir o desperdício associado ao fluxo de materiais e informações em um processo do começo ao fim. O objetivo do Lean é identificar e eliminar etapas não essenciais e sem valor agregado no processo de negócios. O intuito final é simplificar a produção, melhorar a qualidade e conquistar a lealdade do cliente.

Métodos Lean podem ser empregados na estrutura DMAIC para aumentar as ferramentas Seis Sigma quando o foco do projeto é melhorar a velocidade e a eficiência do processo. Dessa forma, essa metodologia melhora a eficiência, reduz o desperdício e aumenta a produtividade. Os benefícios, portanto, são múltiplos: maior qualidade do produto, maior eficiência e melhor gestão de recursos.

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